Management par projets : piloter des équipes comme des expéditions

« Qui décide si ça dérape ? »

La question arrive rarement au début d’un projet. Elle surgit plutôt quand les délais glissent, que chacun pense avoir compris sa part, et que le collectif découvre un peu tard qu’il n’avait pas la même lecture du cap.

C’est souvent à ce moment-là qu’on mesure ce qu’exige réellement le management par projets.

On en parle volontiers comme d’une manière souple de mobiliser des compétences autour d’une mission temporaire. C’est vrai. Mais si l’on veut sortir des slogans, il faut dire les choses plus franchement : un projet n’avance pas grâce à la motivation générale. Il avance parce qu’un cadre de pilotage tient.

Ce que ce style cherche à rendre possible

Le management par projets sert à organiser une action collective autour de quatre repères :

• une destination identifiable ;
• une durée ;
• des responsabilités explicites ;
• des arbitrages possibles en cours de route.

Il devient particulièrement utile dès qu’il faut coordonner plusieurs métiers, plusieurs contraintes et plusieurs séquences de travail sans passer par la hiérarchie seule.

Autrement dit, il aide à faire tenir l’interdépendance.

Pourquoi il échoue si souvent

Beaucoup de projets échouent moins par manque d’énergie que par manque de structure.

On lance vite. On réunit les bonnes personnes. On remplit un planning. Et l’on découvre ensuite que plusieurs éléments n’ont jamais été clarifiés :

• qui porte vraiment la décision ;
• ce qui est non négociable ;
• comment un retard doit être signalé ;
• ce qui relève d’un aléa normal ou d’un problème d’organisation ;
• à quel moment on revoit le périmètre.

Quand ces questions restent floues, le projet donne une impression d’activité intense tout en produisant très peu de maîtrise.

Ce qu’une formation devrait travailler en priorité

Former au management par projets ne consiste pas à dérouler une méthode standard puis à espérer qu’elle s’applique partout.

Une formation utile devrait aider les équipes et les managers à travailler des points beaucoup plus concrets :

• formuler un objectif de projet sans le gonfler artificiellement ;
• répartir les rôles sans créer de fausses copropriétés ;
• installer un rythme de suivi qui fasse remonter les écarts tôt ;
• distinguer pilotage, coordination et exécution ;
• clôturer un projet en produisant autre chose qu’un simple soulagement.

Le vrai sujet n’est pas la beauté de la méthode. C’est la qualité de la tenue collective.

Ce que le formateur peut rendre visible

Le formateur joue souvent ici un rôle de clarification.

Il aide à nommer ce que beaucoup d’équipes vivent sans le dire :

• un projet où tout le monde participe, mais où personne n’arbitre ;
• un calendrier rempli, mais sans vrais points de décision ;
• des responsabilités théoriquement partagées, mais en réalité reportées sur les plus solides ;
• une charge mal lue, compensée silencieusement par quelques-uns.

Ces observations valent plus qu’un grand discours sur la collaboration.

Ce qu’il faut regarder pour juger de l’effet

Une formation sur ce style devient crédible quand elle produit des changements visibles :

• les réunions débouchent sur des décisions plus nettes ;
• les retards sont nommés plus tôt ;
• les dépendances entre acteurs sont mieux lues ;
• les arbitrages remontent moins tard ;
• les clôtures de projet servent réellement à apprendre.

Sans cela, on aura peut-être amélioré le vocabulaire du projet, mais pas son pilotage.

Le point de vigilance le plus utile

On aime souvent parler du projet comme d’une aventure. L’image n’est pas mauvaise, à condition de ne pas oublier ceci : une expédition ne tient pas parce que chacun est motivé. Elle tient parce que le cap, les rôles et les signaux d’alerte sont compris par tous.

Le management par projets est intéressant précisément parce qu’il oblige à rendre cette architecture visible.

Dans les projets que tu vois passer, l’équipe sait-elle seulement où elle va… ou sait-elle aussi comment elle corrigera la trajectoire quand le réel commencera à résister ?